L’assistant administratif est considéré comme un poste stratégique pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Il veille à la circulation de l’information, la gestion des dossiers et la coordination entre les différents services. À juste titre, vous avez besoin de certaines compétences techniques, rigueur, polyvalence et sens du relationnel. Ce poste convient particulièrement pour toutes les personnes en quête d’une carrière stable. Découvrez ici les différentes étapes pour accéder à ce poste tant convoité.
Quelle formation pour accéder au métier ?
Le métier d’assistant administratif exige des savoirs en gestion et en outils de bureautique. Plusieurs parcours se présentent à vous selon vos besoins et vos attentes.
Le parcours classique
Il commence par un Bac pro Gestion-Administration ou un Bac en Sciences et Technologies du Management et de la Gestion (STMG). Avec ce premier niveau, vous bénéficiez d’un premier contact avec le métier grâce à des stages et cours pratiques. Les enseignements se concentrent sur la communication écrite et orale, ainsi qu’à la gestion du courrier, des plannings et des dossiers.
Pour aller un peu plus loin, vous pouvez faire un BTS GPME ou un BTS Support à l’Action Managériale. Dans certains cas, il est préférable de continuer vers un DUT Gestion des Entreprises et Administrations. Ces cursus durent généralement un à deux ans. Ils vous permettent d’acquérir une vision globale d’une société au niveau de la gestion administrative, comptable et commerciale.
Autre cursus envisageable
L’accès au poste d’assistant administratif peut aussi se faire par une formation professionnelle continue. Vous songez à une procédure de reconversion ? En tant qu’adulte, vous pouvez vous orienter vers des formations courtes en secrétariat, bureautique ou gestion administrative.
Les certifications bureautiques TOSA et ICDL sont également des options envisageables. Elles permettent de valider vos compétences et donnent du poids à votre CV. Ces formations sont dispensées principalement par des organismes spéciaux ou prises en charge par le Compte Personnel de Formation (CPF). Grâce à ces dispositifs, vous facilitez votre montée en compétences.
Quelles sont les compétences nécessaires ?
Le métier d’assistant administratif repose sur un ensemble de compétences techniques, mais aussi relationnelles. L’un des prérequis nécessaires est la maîtrise des logiciels bureautiques Word, Excel ou Outlook. À cela s’ajoutent des connaissances en gestion de bases de données, en classement électronique et parfois en comptabilité.
Les qualités personnelles sont tout aussi déterminantes. En tant qu’un bon assistant, vous devez faire preuve de rigueur et de fiabilité. Vous êtes appelé à traiter des informations sensibles et à respecter des délais. Le sens de l’organisation et la priorisation des tâches sont incontournables pour faire face à la diversité des missions quotidiennes.
La communication est également importante. En effet, les assistants administratifs sont en permanence en échange avec plusieurs interlocuteurs. Vous devez donc savoir vous exprimer clairement, tant à l’écrit qu’à l’oral. Il faut aussi faire preuve de courtoisie et de professionnalisme.
Enfin, la discrétion et la confidentialité sont deux qualités indispensables pour ce poste. Elles sont particulièrement importantes lorsque vous traitez des données internes ou des documents financiers.
Évolution et perspectives de carrière
Le poste d’assistant administratif offre bien évidemment plusieurs perspectives d’évolution. Il donne facilement accès à d’autres profils au sein de l’entreprise, que ce soit à court ou à moyen terme. Avec quelques années d’expérience, vous pouvez prétendre à des postes comme celui de :
- un assistant de direction ;
- un gestionnaire administratif ;
- un secrétaire comptable.
Il est également possible, après une formation complémentaire, de vous orienter vers des fonctions de type ressources humaines ou de travailler dans la comptabilité. En réalité, l’expérience influence grandement votre progression. Selon le secteur, l’assistant peut devenir l’auxiliaire de la direction en raison de son expertise et de sa connaissance des processus internes de l’entreprise.
Dans les organisations publiques, plusieurs concours administratifs permettent également d’accéder à différents niveaux de responsabilité dans la fonction publique. Toutefois, l’évolution du numérique apporte aussi son lot d’opportunités. Pour en profiter, vous devez être capable de gérer des outils collaboratifs, des logiciels de gestion documentaire et des plateformes de communication en ligne.